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Hojas de Cálculo

Una hoja de cálculo es un programa de computación en el que se pueden almacenar, ordenar y realizar cálculos y datos. La hoja de cálculo se organiza en renglones y columnas; la intersección de cada renglón y columna se llaman celdas y en ellas se almacena la información (nombres, fechas o datos numéricos, etc.).

 

 

 

 

 

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

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1

3

1.       Barra de Inicio Rápido.

2.       Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.

3.       Botones básicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).

4.       Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel.

5.       Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas.

6.       Columnas de la hoja.

7.       Filas de la hoja.

8.       Celda activa.

9.       Indica la celda activa

10.   Asistente para funciones.

11.   Hojas de libro. Mediante estos controles podemos desplazarnos rápidadamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas a éste.

12.   Barra de desplazamiento horizontal que permite trasladar el contenido de forma lateral.

13.   Zoom de la hoja.

14.   Controles para cambiar la vista de la hoja.

15.   Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.

CARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

El uso de las hojas de cálculo puede facilitar el manejo de grandes cantidades de datos. Por ejemplo, se pueden realizar cálculos para una gran cantidad de datos, sin necesidad de hacerlos uno por uno; así se ahorra tiempo. Una hoja cálculo, como Excel, puede servir para:

·         Efectuar cálculos

·         Representar valores gráficamente

·         Generar informes

·         Organizar datos

·         Analizar datos

·         Crear escenarios hipotéticos de datos

·         Agregar fórmulas y funciones a los datos de la hoja de cálculo

·         Crear gráficos basados en la hoja de cálculo

·         Crear libros de trabajo que combinen información de múltiples hojas de cálculo

·         Clasificar datos en orden ascendente o descendente

·         Crear resúmenes de datos y listas breves haciendo uso de tablas

·         Utilizar valores de variables para investigar y probar diferentes resultados.

Con Excel puedes introducir información de manera rápida y precisa: corrigiendo errores sin necesidad de capturar otra vez, la habilidad de cambiar los datos y ver rápidamente los resultados actualizados te proporciona el poder de tomar decisiones de trabajos escolares, estadísticos, de negocios, etc.

Excel te proporciona eficaces características para hacer que la información sea visualmente atractiva y más fácil de entender. Puede dar formato a un texto y números con distintas fuentes, colores y estilos para destacarlos, de igual manera se pueden crear gráficos basados en la información de la hoja de cálculo.

Todas las celdas para su ingreso de información se capturan por coordenadas: si deseo introducir un número o valor solo deberé hacerlo en una sola celda por ejemplo A1, si deseo introducir otro valor será en la celda A2 o B1, según se desee a la izquierda o a la derecha.

UTILIDAD DE LAS FÓRMULAS Y FUNCIONES

FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura.

El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

FUNCIONES FECHA Y HORA

AHORA

Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.

Sintaxis: AHORA()

Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para poder realizar cálculos con ellos. Excel almacena la fecha 1 de enero de 1900 como el número de serie 1 si el libro utiliza el sistema de fechas 1900.

DIASEM

Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento número_de_serie. El día se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado)

Sintaxis: DIASEM(número_de_serie,tipo)

Argumentos: número_de_serie.- Es un número secuencial que representa la fecha del día que intenta buscar. Las fechas pueden introducirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo “30-01-1998”)

Tipo: es un número que determina el valor que debe ser devuelto u omitido	Número devuelto
1	Números del 1 (domingo) al 7 (sábado)
2	Números del 1 (lunes) al 7 (domingo)
3	Números del 0 (lunes) al 6 (domingo)

Ejemplos:

DIASEM(“14-02-1998”) es igual a 7 (sábado)

DIASEM(“14-02-1998”,2) es igual a 6 (sábado)

DIASEM(“23-02-2003”,3) es igual a 6 (domingo)

HOY

Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que  Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora.

Sintaxis: HOY()

Ejemplos:

HOY() es igual a ‘26/01/03’ o 37647

FUNCIONES ARITMÉTICAS

PARA EJECUTAR UNA SUMA

1.      Deberás estar proporcionando donde deseas que se ponga la fórmula, después escribirás el signo igual (=), que es indispensable pata todas las fórmulas.

2.      Escribe la palabra SUMA.

3.      Abre un paréntesis para marcar el inicio de tu suma.

4.      Posteriormente marca con el mouse la celda que quieras sumar y así sucesivamente hasta terminar el rango de celdas que deseas.

5.      Cierra paréntesis.

Ejemplo:

=SUMA(A1:A5)

Si las celdas están separadas: =SUMA(A1+B5+C3)

PARA EJECUTAR UNA RESTA

1.      Deberás estar proporcionando donde deseas que se ponga la fórmula, después escribirás el signo igual (=), que es indispensable pata todas las fórmulas.

2.      Abre un paréntesis para marcar el inicio de tu resta.

3.      Marca con el mouse la celda que quieres restar, registra el signo menos (-). Al terminar cierra paréntesis.

Ejemplo:

=(A1-B1)

 

PARA EJECUTAR UNA MULTIPLICACIÓN

1.      Deberás estar proporcionando donde deseas que se ponga la fórmula, después escribirás el signo igual (=), que es indispensable pata todas las fórmulas.

2.      Abre un paréntesis para marcar el inicio de tu multiplicación.

3.      Después marca con el mouse la celda que quieres multiplicar y registra el signo de asterisco (*), señala después el segundo número por el que se multiplicará. Al terminar cierra paréntesis.

Otra forma es haciéndolo desde la opciónque se encuentra en la barra superior.

Busca la opción que dice producto dando clic en y da aceptar. Apareciendo la siguiente pantalla:

Donde dice número 1 deberás señalar la celda por la que se va a multiplicar y donde dice número 2 la segunda celda donde se va a multiplicar. Cuando termines da aceptar.

Ejemplo:

=(A1*B1)

=PRODUCTO(celda_inicial,celda_por_la_que_multiplicarás)

 

PARA EJECUTAR UNA DIVISIÓN

1.      Deberás estar proporcionando donde deseas que se ponga la fórmula, después escribirás el signo igual (=), que es indispensable pata todas las fórmulas.

2.      Abre un paréntesis para marcar el inicio de tu multiplicación.

3.      Después marca con el mouse la celda que quieres multiplicar y registra el signo de asterisco (*), señala después el segundo número por el que se multiplicará. Al terminar cierra paréntesis.

Otra forma es haciéndolo desde la opciónque se encuentra en la barra superior.

Busca la opción que dice residuo dando clic en la función y da aceptar. Aparecerá la siguiente pantalla:

Donde dice número deberás de señalar la celda por la que se va a realizar la operación y donde dice número divisor señala la celda que contiene el número por el que se dividirá. Cuando termines da aceptar.

Ejemplo:

=(A1/B1)

=Residuo(celda_inicial,celda_por_la_que_la_divides).

Formatos

Los formatos son los tipos de datos que puedes capturar en Excel, estos te ayudan a formar tus datos de acuerdo a como lo necesites y se encuentran ubicados en la opción Inicio>Número.

Los formatos pueden ser:

·         General: Son valores numéricos, pero no están por miles ni decimales.

·         Número: Son para obtener operaciones con ellos y pueden tener o no decimales.

·         Moneda: Son para ejecutar precios y pueden tener o no decimales.

·         Contabilidad: Son valores numéricos tipo moneda, sólo que el signo sale cargado hacia la izquierda y pueden ir o no decimales; sirven para hacer cálculos contables con signos positivos o negativos.

·         Fecha: Son para formatos de fecha y hay de varios  tipos, según desees con fecha corta, larga, con día especificado, etc.

·         Hora: Son formatos para hora con minutos y/o segundos, cortas o largas.

·         Porcentaje: Son valores de signo porcentual.

·         Fracción: Son para quebrados.

·         Científica: Cuando son números con dígitos muy largos y necesites que salga por ejemplo E+002.

·         Texto: son para letras o palabras que se capturen en las celdas pudiendo ser también números pero con los cuales no se van a hacer operaciones.

·         Especial: Son para fórmulas o datos especiales de un escrito, esto es, ejemplo con símbolos de &, #, etc.

·         Personalizada: se puede definir como uno cualquiera.

 

 

Graficas

GRÁFICOS E IMÁGENES

Una gráfica es la representación visual de los datos de una hoja de cálculo que facilita su interpretación. Sin duda, un gráfico hace más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Para insertarse un gráfico en Excel se puede hacer lo siguiente:

·         Gráfico incrustado en una hoja normal como cualquier otro objeto.

·         Hoja de gráfico añadida a una hoja exclusiva para el gráfico (en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto).

De igual manera se puede crear un gráfico de forma manual o con la ayuda del Asistente.

CREAR GRÁFICOS POR EL USUARIO

Antes de insertar un gráfico deberá estar disponible en la Barra de Herramientas Gráfico.

Para acceder a la misma, debemos ejecutar menú Insertar>Gráfico.

Esta barra contiene varios comandos, entre ellos, el tipo de gráfico que permite seleccionar alguno de los tipos disponibles.

Para insertar un gráfico por este método, será necesario tener datos registrados en las celdas.

Para hacer el gráfico se deben seguir estos pasos:

·         Seleccionar las celdas que contienen los datos a graficar.

·         Dar clic en Insertar>Gráfico>Pulsar el icono Tipo de gráfico de la barra de Gráfico.

·         Seleccionar el tipo de Gráfico.

Se puede modificar el gráfico, y esto se hace dando doble clic al gráfico mismo el cual te permite pasar a otra pestaña de Excel que es la de Diseño de Gráfico.

En esta opción se puede cambiar el tipo de gráfico o los colores del mismo, también mover el gráfico de lugar de origen a otra hoja.

En la parte superior existe otra cejilla que dice Presentación. En esta opción se le pude poner título al gráfico, o los rótulos de las categorías que son los textos que tienen los datos.

Para asignar un nombre a los rótulos se pueden utilizar las celdas de la hoja de cálculo mediante el botón, o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro y separando cada uno de ellos por punto y coma (;). Esta opción puede variar dependiendo del tipo de gráfico.

PESTAÑA DE TÍTULOS

El Título del gráfico, es el nombre que aparecerá en la parte superior de éste. También se puede poner en las categorías de los ejes, ya sean verticales u horizontales.

·         En el recuadro Eje de categorías (X), se asigna el título del eje de abscisas (eje horizontal).

·         En el recuadro Eje de valores (Y), se asigna el título de la ordenada (eje vertical).

Pestaña Rótulos de datos: Se pueden asignar varios marcadores a los datos del gráfico, ubicándolo en la parte superior de cada barra representada.

INSERTAR IMÁGENES EN UN GRÁFICO

Desde un archivo

·         Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Se ejecuta Insertar>Imagen>Desde archivo…

·         Se elige la imagen y Aceptar.

Prediseñadas

·         Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Se ejecuta Insertar>Imagen>Imágenes prediseñadas…

·         Se elige la imagen y Aceptar.